Cách khắc phục sự cố đồng bộ hóa khi bạn đồng bộ hóa hộp thư Exchange Server với tệp .ost trong Outlook

Xác định liệu các cặp gián tuyến đang được đồng bộ hóa hay không
Để xác định liệu các cặp gián tuyến đang được đồng bộ hóa đúng cách hay không, hãy làm theo những bước sau:
Bấm chuột phải vào cặp mà bạn muốn kiểm chứng, rồi bấm Thuộc tính.
Bấm tabĐồng bộ hoá. Nếu bạn không thấy tabĐồng bộ hóa thì bạn đã không thiết lập hồ sơ của bạn để sủ dụng cặp gián tuyến.
TrongThống kê cho cặp này, kiểm chứng các thiết đặt trong các trường sau:

Đồng bộ hóa lần cuối vào: Ngày

Cặp máy phục vụ chứa:# Mục

Cặp gián tuyến chứa:# Mục
Nếu đồng bộ hóa đang hoạt động đúng cách, số mục trong trường Cặp máy phục vụ chứa và trường Cặp gián tuyến chứa giống nhau. Nếu đồng bộ hóa không hoạt động đúng cách, hoặc nếu đồng bộ hóa không hoạt động đúng giữa cặp máy phục vụ và cặp gián tuyến, bạn phải kiểm chứng các thiết đặt hồ sơ. Để làm điều này, hãy làm theo những bước sau sao cho thích hợp với phiên bản Outlook mà bạn đang chạy.
+ Outlook 2003
Trên menu Công cụ, bấm Tài khoản E-mail.
Trong hộp thoại Tài khoản E-mail, đảm bảo tuỳ chọn Xem hoặc thay đổi tài khoản e-mail hiện tại được chọn bên dưới phần E-mail, rồi bấm Tiếp theo.
Trong danh sách Chuyển thư mới đến vị trí sau, đảm bảo Hộp thư - tên tài khoản được chọn.
Bấm đối tượng Microsoft Exchange Server, sau đó bấm Thay đổi.
Xác nhận tuỳ chọn Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange được chọn, sau đó bấm Tiếp.
Bấm Kết thúc, rồi bấm OK.
Thoát Outlook, sau đó mở lại Outlook
+ Outlook 2007
Trên menuCông cụ bấm Thiết đặt Tài khoản.
Bấm tab Tệp Dữ liệu rồi đảm bảo rằng Hộp thư - tên tài khoản được đặt làm mặc định.
Bấm tab E-mail.
Bấm Hộp thư - tên tài khoản rồi bấm Thiết đặt.
Bấm tab Nâng cao, kiểm chứng rằng tuỳ chọn Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchangeđược chọn, sau đó bấm OK.
Trong hộp thoại Thiết đặt Tài khoản, bấm Đóng.
Thoát Outlook, sau đó mở lại Outlook
+ Outlook 2010
Trên menu Tệp, bấm Thiết đặt Tài khoản và Chọn Thiết đặt Tài khoản từ danh sách.
Bấm tab Tệp Dữ liệu rồi đảm bảo rằng Hộp thư - tên tài khoản được đặt làm mặc định.
Bấm tab E-mail.
Bấm Hộp thư - tên tài khoản rồi bấm Thay đổi.
Xác nhận tuỳ chọn Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange được chọn rồi bấm OK.
Trong hộp thoại Thiết đặt Tài khoản, bấm Đóng.
Thoát Outlook, sau đó mở lại Outlook
- Đồng bộ hóa lại các cặp
Sau khi bạn kiểm tra những thiết đặt này, sử dụng một trong các phương pháp sau để đồng bộ hóa lại các cặp.
- Đồng bộ hóa bằng tay
Trong ngăn Danh sách Cặp, bấm cặp mà bạn muốn đồng bộ hóa.
Nếu bạn không nhìn thấy ngăn Danh sách Cặp, bấm Danh sách Cặp trên menu Bắt đầu.
Trên menu Công cụ, trỏ chuột vào Gửi/Nhận, sau đó bấm Cặp này (Microsoft Exchange Server) để đồng bộ hóa cặp gián tuyến, hoặc bấm Gửi/Nhận Tất cả để đồng bộ hóa tất cả các cặp gián tuyến.
Trong Outlook 2010 bấm Gửi/Nhận, rồi bấm Gửi/Nhận Tất cả để đồng bộ hoá tất cả các cặp gián tuyến.

Khi quy trình đồng bộ hóa bắt đầu, bạn nhìn thấy thông báo trạng thái đồng bộ hóa ở phần phía dưới bên phải của màn hình. Nếu bạn có nhiều mục trong hộp thư và gần đây bạn chưa đồng bộ hóa các cặp gián tuyến, quy trình đồng bộ hóa có thể kéo dài hơn 30 phút.
Đồng bộ hóa tự động
Để đồng bộ hóa tất cả các cặp gián tuyến mỗi lần bạn vào mạng và mỗi lần bạn thoát Outlook, làm theo những bước sau:
Trên menuCông cụ bấm Tùy chọn.
Bấm tabThiết lập Thư.
Trong phần Gửi/Nhận, bấm để chọn hộp kiểm Gửi ngay khi kết nối.
Bấm Gửi/Nhận.
Trong hộp thoại Gửi/Nhận Nhóm, đảm bảo tuỳ chọn Thực hiện gửi/nhận tự động khi thoát được chọn, rồi bấm Đóng.
Bấm OK.

Tạo một tệp .ost mới và đồng bộ hóa lại các cặp gián tuyến
Nếu tất cả các cặp trừ cặp Hộp thư đến được đồng bộ hóa, hoặc nến bạn không thể đồng bộ hóa các cặp, bạn có thể đã làm hỏng tệp .ost. Để khắc phục sự cố này, tạo một tệp .ost mới rồi đồng bộ hóa lại các cặp.
Cách tạo tệp .ost mới và đồng bộ hóa các cặp
Để tạo một tệp .ost mới, đổi tên tệp .ost cũ, sau đó đồng bộ hóa tệp .ost mới với máy tính đang chạy Microsoft Exchange Server. Khi bạn đổi tên tệp .ost cũ, Outlook tạo một tệp mới. Để thực hiện việc này, làm theo những bước sau:
Thoát tất cả các chương trình.
Bấm Bắt đầu, trỏ chuột tới Tìm kiếm, rồi bấm Đối với Tệp hoặc Cặp.
Trong hộp thoại tìm kiếm, bấm Tất cả các tệp và cặp.
Trong tab Tất cả hoặc một phần tên tệp, gõ *.ost .
Không gõ bất kỳ nội dung gì vào ô Một từ hoặc cụm từ trong tệp.
Bấm đĩa cứng trong danh sách Tìm trong. Sau đó, dưới tuỳ chọn Thêm tuỳ chọn nâng cao, bấm để chọn hộp kiểm Bao gồm cặp con, rồi bấm Tìm kiếm

Trong cột Tên, bạn thấy tệp .ost. Vị trí mặc định của tệp .ost tệp như sau.

Đối với Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows NT, Microsoft Windows XP và Microsoft Windows Server 2003
C:\Documents and Settings\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Bấm chuột phải vào tệp .ost, rồi bấm Đổi tên. Đổi tên tệp sử dụng phần mở rộng tên tệp khác, như phần mở rộng tên tệp là .old thay vì phần mở rộng tên tệp là .ost.
Trên menu Tệp, bấm Đóng.
Khởi động Outlook, trỏ chuột vào Gửi/nhận trên menu Công cụ, rồi bấm Gửi/Nhận Tất cả.
Bạn nhìn thấy trạng thái của đồng bộ hóa mới ở phần phía dưới bên phải của màn hình, và bây giờ bạn có tệp .ost mới.

Vì tệp .ost là tệp bản sao thông tin được lưu trữ trong hộp thư Exchange Server, quy trình này không làm hỏng bất kỳ thông tin nào.