ỨNG DỤNG SƠ ĐỒ GANTT TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

1.Sơ lược về Henry Laurence Gantt



Henry Laurence Gantt (sinh 1861 - mất 23 tháng 11 năm 1919) là một kĩ sư cơ khí và cố vấn dự án người Mỹ, nổi tiếng với việc phát triển sơ đồ Gantt năm 1910. Sơ đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong những công trình lớn như đập Hoover hay hệ thống đường quốc lộ liên bang Mỹ và ngày nay vẫn là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án.
Tiểu sử

Henry Gantt sinh tại quận Calvert, Maryland, Hoa Kỳ. Ông tốt nghiệp trường McDonogh năm 1878 và trường cao đẳng Johns Hopkins rồi làm thầy giáo và người vẽ đồ án trước khi trở thành kĩ sư cơ khí. Năm 1887 ông cùng Frederick W. Taylor quản lý công ty thép Midvale và công ty thép Bethlehem cho đến năm 1893. Sau này, khi làm cố vấn dự án, ngoài sơ đồ Gantt, ông còn thiết kế hệ thống thưởng năng suất - trong đó nhân viên có năng suất vượt định mức sẽ được thưởng phần trăm. Ngoài ra, ông còn phát triển một số phương pháp đo đạc hiệu suất và năng suất nhân viên.
Đóng góp

Henry Gantt đã có nhiều đóng góp cho môn khoa học quản lý, đáng nói nhất bao gồm:
Sơ đồ Gantt: Đến ngày nay, sơ đồ Gantt vẫn được coi là một công cụ quản lý quan trọng. Sơ đồ Gantt biểu thị thời gian biểu của dự án dùng để quản lý, lên kế hoạch và kiểm soát tiến độ công việc trong dự án. PERT (Program Evaluation and Review Technique - Phương pháp ước lượng và xem xét chương trình) là một biến thể của sơ đồ Gantt.
Hiệu suất công nghiệp: Hiệu suất công nghiệp có thể được nâng cao bằng cách phân tích một cách khoa học mọi khía cạnh của công việc. Công tác quản lý công nghiệp là cải tiến hiệu suất bằng cách hạn chế tối đa rủi ro.
Hệ thống thưởng năng suất: Henry Gantt thưởng phần trăm quản lý viên tương ứng với năng suất vượt định mức nhân viên dưới quyền họ đạt được.
Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp: Henry Gantt tin rằng doanh nghiệp phải có trách nhiệm với xã hội.
2.Sơ đồ Gantt và ứng dụng
Sơ đồ Gantt được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất nhưng vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án (việc thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là một dự án). Nó biểu diễn thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, giúp cho các nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý công việc chơn chu hơn.

Nhìn vào biểu đồ Gantt, người quản lý dự án, cũng như các thành viên thực hiện dự án biết được:

• Trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ;

• Tiến độ dự án: biết được mình đã làm được gì và tiếp tục phải thực hiện công việc đó thế nào, bởi vì mỗi công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian đã định;

• Thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.

Trong sơ đồ Gantt:

• Các công tác được biểu diễn trên trục tung.

• Thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành – đó là những đoạn thẳng nằm ngang có độ dài nhất định chỉ thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc.

Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng sơ đồ Gantt:

- Định nghĩa các hoạt động;

- Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động, tùy thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành;

- Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động;

- Vẽ lịch thực hiện đề tài (mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang theo trục hoành thời gian);

- Điều chỉnh thời gian các tất cả các công việc cho đến khi hoàn thành lịch trình (sắp xếp các hoạt động sao cho thời điểm hoàn thành của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành đề tài đã được định trước).

Ví dụ: Một công việc X được thực hiện trong 15 tuần, bao gồm 6 nhiệm vụ với các thông tin chi tiết sau:


Chúng ta sẽ thể hiện trên sơ đồ Gantt như sau:
https://2img.net/r/ihimg/photo/my-images/855/bdg2.png/
Sơ đồ 1: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai sớm



Sơ đồ 2: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai chậm
Đường Gantt: là đường dài nhất mà bất cứ sự chậm trễ của các nhiệm vụ trên đường Gantt đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án

Đường không Gantt: Các nhiệm vụ trên đường không Gantt có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án.

Trên 2 sơ đồ trên, ta nhận thấy rằng các nhiệm vụ A-C-E-G-H nằm trên đường Gantt. Các nhiệm vụ B-D-F không nằm trên đường Gantt và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các nhiệm B-D-F theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm.

- Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm trong khả năng có thể miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó (Sơ đồ 1);

- Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Sơ đồ 2).

Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu một nhiệm vụ trong hai sơ đồ (đường ) được gọi là thời gian dự trữ.

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý thời gian cho dự án rất đơn giản, dễ xây dựng, giúp nhà quản lý cũng như các thành viên dễ dàng nhận biết các công việc, thời gian và trình tự của các công việc cũng như thấy rõ tổng thời gian thực hiện dự án.


Tạo biểu đồ gantt trong excel



Biểu đồ Grantt tạo bằng Excel


Mặc dù Excel không có sẵn chức năng tạo biểu đồ Gantt như các phẩm phần mềm khác, nhưng chúng ta vẫn có thể sử dụng Excel tạo ra công cụ quản lý dự án này.

Video hướng dẫn tạo biểu đổ Gantt